Privacyverklaring Phoenix

Phoenix hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door Phoenix dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, waarbij wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de EU privacywetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) stelt.

Wij willen eenieder graag duidelijk informeren hoe wij omgaan met persoonsgegevens. In dit privacy statement geven wij dus antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Phoenix.

In het document “Privacybeleid Phoenix”, voor leden verkrijgbaar bij het secretariaat, is het beleid van Phoenix t.a.v. de verwerking van persoonsgegevens tot in detail uitgewerkt. Het document is ook te vinden op de website, webpagina Leden. Dit document beschrijft o.a. wie in de vereniging toegang heeft tot welke persoonlijke gegevens. Hoe, waar, door wie en hoe lang de gegevens opgeslagen worden, maar ook hoe omgegaan wordt met persoonlijke gegevens zoals foto’s en video’s op o.a. sociale media en andere mediavormen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen, zoals je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Dit kan zijn je adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens in hun bezit hebben, dan moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden ook gezien als persoonsgegevens.

Waarvoor verwerkt Phoenix persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van Phoenix of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Wij hebben van jou toestemming gekregen om je gegevens te verwerken d.m.v. het invullen van het aanmeldingsformulier. Met behulp van deze gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid. Als lid van Phoenix willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens om contact met je te onderhouden, je te informeren over lidmaatschap of activiteiten, je zo goed mogelijk te helpen als je een vraag stelt of om de Kwibus te verspreiden. Ook zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens gebruiken, zoals ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Hoe gaat Phoenix met je persoonsgegevens om?

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je kunt weliswaar niet zelf bij je gegevens in onze administratie, maar via het secretariaat kun je altijd inzage krijgen in alle persoonsgegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of andere relatie met Phoenix. Binnen Phoenix kunnen je persoonsgegevens uitsluitend worden geraadpleegd door mensen die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben, zoals de docent van je groep, de secretaris en de penningmeester.

Delen van persoonsgegevens met derden.
Phoenix zal uitsluitend jouw gegevens delen met derden als dit nodig is voor de uitvoering van je lidmaatschap of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Als Phoenix een bedrijf inschakelt voor een taak waarbij persoonsgegevens van leden verwerkt moeten worden, dan sluiten wij met dit bedrijf een zgn. bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.

Phoenix blijft altijd verantwoordelijk naar jou toe voor deze verwerkingen.

Recht op inzage.
Je hebt het recht op inzage in je persoonsgegevens en ook op correctie daarvan. Dat houdt in dat je aan Phoenix kunt vragen je persoonsgegevens te tonen, te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Je kunt hiervoor het secretariaat benaderen. Voor vragen of klachten over de verwerking van je persoonsgegevens door Phoenix kun je altijd terecht bij het bestuur.

Opt-Out

Phoenix kan je (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. Phoenix beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring. Voor nieuwsbrieven, de Kwibus e.d. bieden wij altijd de mogelijkheid je af te melden. Dit heet een OPT-OUT mogelijkheid.

Hoe wij je persoonsgegevens beveiligen!

Phoenix neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het bestuur.